Introduction

À partir de septembre 2026, une nouvelle obligation fiscale entrera en vigueur pour l’ensemble des commerçants et professionnels assujettis à la TVA : l’utilisation d’un logiciel ou système de caisse certifié NF525 deviendra obligatoire. Concrètement, tout professionnel utilisant un logiciel de facturation ou d’encaissement devra s’assurer que celui-ci est certifié conforme à la norme NF525.

L'objectif de la règlementation NF525

La certification des logiciels de caisse a été instaurée afin de lutter efficacement contre la fraude à la TVA. Elle vise à garantir que les solutions d’encaissement respectent les quatre grands principes imposés par l’administration fiscale : l’Inaltérabilité, la Sécurisation, la Conservation et l’Archivage des données (ISCA). En pratique, cela signifie que chaque transaction enregistrée dans le logiciel doit être traçable, non modifiable et archivée de manière sécurisée. Cette traçabilité permet d’assurer une transparence totale vis-à-vis des organismes de contrôle, en évitant toute manipulation frauduleuse des données de vente.

Au-delà du simple respect d’une obligation légale, cette réglementation s’inscrit dans une démarche de modernisation des systèmes de gestion commerciale. Les commerçants et professionnels qui adoptent un logiciel conforme NF525 bénéficient ainsi d’outils plus performants, plus fiables et mieux intégrés à leur activité quotidienne.

Cette évolution marque la fin des logiciels de caisse auto-certifiés, remplacés par des solutions officiellement validées par un organisme certificateur indépendant.

Les différentes certifications

Pour qu'un logiciel d'encaissement soit certifié, il doit avoir été audité et jugé conforme par un organisme agréé. En fonction de l'organisme choisi par l'éditeur de logiciel, la certification obtenue portera un nom différent. Il existe deux certifications reconnues par l'administration :

• La certification NF525 : il s'agit d'une certification délivrée par l'AFNOR (Association Française de Normalisation). Le contrôle de conformité du logiciel est effectuée chez le fabricant, par le biais d'INFOCERT. 
• La certification LNE : le Laboratoire National de métrologie et d'Essais est un organisme accrédité par le COFRAC. Il évalue d'abord la conformité du système de caisse, puis opère un audit du système de management de la qualité.

Auparavant, la « certification éditeur », également appelée « auto-certification », était permise. C'est lorsque l'éditeur du logiciel affirme que son produit est conforme aux normes imposées, et fournit son propre certificat de conformité. Désormais, cette attestation individuelle n'est plus valable pour certifier de la conformité d'un logiciel d'encaissement. La certification doit être délivrée par un des organismes accrédités susvisés. 

Pour plus d’informations sur la fin des logiciels de caisse auto certifiés, vous pouvez consulter le site Service public.

Les sanctions encourues

Le non-respect de l’obligation d’utiliser un logiciel ou système de caisse certifié NF525 à partir de septembre 2026 expose les professionnels à des sanctions financières significatives.

En cas de contrôle fiscal, si l’administration constate que le logiciel de caisse utilisé n’est pas conforme à la réglementation, une amende de 7 500 € par logiciel ou système non certifié peut être appliquée. Le professionnel dispose alors d’un délai de 60 jours pour se mettre en conformité. Passé ce délai, de nouvelles sanctions peuvent être infligées si la situation n’a pas été régularisée.

Au-delà de l’amende, le non-respect de cette obligation peut également fragiliser la crédibilité de l’entreprise en cas d’audit ou de vérification, et entraîner des suspensions d’activité temporaire dans les cas les plus graves.

Cette réglementation vise avant tout à prévenir les pratiques frauduleuses, mais aussi à responsabiliser les professionnels dans la gestion de leurs transactions. Se conformer à la norme NF525, c’est donc non seulement éviter des sanctions, mais aussi sécuriser son activité et renforcer la confiance de ses clients et partenaires.

Comment se mettre en conformité ?

Pour être en règle dès septembre2026, les commerçants et professionnels assujettis à la TVA doivent utiliser un logiciel de caisse certifié NF525.

1. Vérifier la conformité de son logiciel

Assurez-vous que votre système d’encaissement actuel est certifié NF525. Cette information est disponible sur le site de l'éditeur ou du fournisseur du logiciel, dans le contrat de licence ou les documents associés, ou grâce à l'attestation officielle de conformité remise par l'éditeur. Si votre logiciel actuel n'est pas certifié, planifiez dès maintenant sa mise à jour ou son remplacement avant l’échéance.

2. Choisir un logiciel certifié

En cas de changement, optez pour une solution certifiée par un organisme indépendant (AFNOR, LNE, etc.), garantissant la sécurisation, la traçabilité et la conservation des données d’encaissement.

3. Former son équipe et conserver les preuves

La conformité ne repose pas uniquement sur le logiciel : elle implique aussi une bonne utilisation de l’outil. Il est donc essentiel de former le personnel à l’usage du nouveau système, notamment sur les procédures d’encaissement, les règles de sauvegarde et d’archivage, et les bonnes pratiques de traçabilité.

4. Conserver les preuves

Enfin, chaque professionnel doit pouvoir présenter à tout moment aux services de contrôle le certificat NF525 ou l’attestation de conformité du logiciel utilisé. Ces documents servent de preuve officielle en cas de contrôle fiscal.

S2Cash est certifié NF525 !

Nos utilisateurs peuvent ainsi aborder l’échéance de 2026 en toute confiance. Ce processus rigoureux de certification témoigne de notre engagement à fournir un logiciel fiable, sécurisé et pleinement conforme aux exigences fiscales en vigueur.

Grâce à la certification NF525, la nouvelle version de S2Cash garantit la traçabilité complète de toutes les actions et opérations, l’archivage sécurisé des données et une transparence totale auprès des organismes de contrôle.

Vous pouvez télécharger notre certificat de conformité et vérifier sa validité à tout moment via le QR code ci-dessous :

Pour découvrir les évolutions de cette nouvelle version et les nouvelles fonctionnalités, consultez notre article dédié sur le blog de S2Cash.