Ouvrir un magasin de producteurs est un projet commercial, mais c'est avant tout un projet collectif. Plusieurs producteurs se réunissent pour créer un point de vente commun, mutualiser leurs moyens et proposer directement leurs produits aux consommateurs.
Ce fonctionnement présente de nombreux avantages : partager les coûts, gagner en visibilité, diversifier l'offre et créer une relation directe avec les clients. Mais il demande également une organisation précise.
Quelle structure choisir ? Comment organiser les relations entre producteurs ? Qui gère le magasin ? Comment fixer les prix ? Quelles règles respecter pour les produits alimentaires ? Comment suivre les ventes et répartir les recettes ?
Avant d'ouvrir un magasin de producteurs, mieux vaut répondre à ces questions. Voici les 10 points essentiels à anticiper avant de vous lancer.
Construire le projet de son magasin de producteurs
Avant toute chose, les producteurs doivent commencer par définir leur projet commun.
Quels produits souhaitez-vous proposer ? À quelle clientèle vous adressez-vous ? Quel sera le positionnement du magasin ? Quelle place souhaitez-vous donner aux produits locaux, à la saisonnalité ou à la vente directe ?
Il est également important de déterminer ce que chaque producteur attend du projet.
Le magasin doit être construit autour d'une vision commune, car les décisions prises collectivement auront un impact sur l'organisation et le fonctionnement du point de vente.
Définir l'offre commerciale
Il est essentiel de définir précisément les produits qui seront proposés aux clients. L'objectif n'est pas seulement de réunir les productions de chaque associé, mais de construire une offre commerciale cohérente et complémentaire.
Quels produits souhaitez-vous proposer ? Quels producteurs peuvent répondre à ces besoins ? Comment assurer une diversité suffisante tout au long de l'année ? La saisonnalité des productions doit également être prise en compte afin d'anticiper les périodes où certains produits seront moins disponibles.
L'offre doit enfin correspondre aux attentes de la clientèle locale. Produits frais, fruits et légumes, viande, produits laitiers, boissons, épicerie ou produits transformés : la complémentarité entre les producteurs peut permettre de créer un véritable point de vente de proximité et d'inciter les clients à regrouper leurs achats.
Définir cette offre en amont permet également d'anticiper les besoins en stocks, approvisionnement, espace de vente et gestion des produits, autant d'éléments qui seront essentiels au fonctionnement quotidien du magasin.
Organiser le collectif de producteurs
Définir le rôle et les responsabilités de chaque associé
Un magasin de producteurs fonctionne rarement avec une seule personne aux commandes.
Il faut donc définir en amont le rôle de chacun : gestion du magasin, commandes, réception des marchandises, comptabilité, communication, planning, relations avec les fournisseurs ou encore gestion des équipes.
Qui prend les décisions ? Qui représente la structure ? Qui s'occupe des achats ? Qui est responsable du suivi administratif ?
Une répartition claire des responsabilités permet d'éviter les incompréhensions et facilite le fonctionnement quotidien du magasin.
Définir les règles entre producteurs
Le collectif doit également établir des règles communes.
Tous les producteurs ne proposeront pas nécessairement les mêmes volumes, les mêmes produits ou les mêmes prix. Certains produits pourront être disponibles toute l'année tandis que d'autres seront saisonniers.
Il est donc important de définir les règles de fonctionnement du magasin : présence des producteurs, participation aux permanences, conditions d'entrée ou de sortie du collectif, gestion des invendus ou encore répartition des charges.
Ces règles permettent de créer un cadre commun et de préserver l'équilibre entre les différents producteurs.
Choisir la structure du projet
Un magasin réunissant plusieurs producteurs nécessite une organisation juridique et économique adaptée.
Selon le projet, plusieurs formes de structures peuvent être envisagées. Le choix dépend notamment du nombre de producteurs, du fonctionnement souhaité, de la répartition des responsabilités et du modèle économique du magasin.
Cette étape mérite d'être étudiée avec un professionnel du droit ou de la création d'entreprise afin de choisir une structure cohérente avec votre projet.
L'objectif est de définir clairement qui porte le magasin, qui en est responsable et comment les décisions sont prises.
Organiser la vente des produits des producteurs
La gestion des stocks est particulièrement importante dans un magasin de producteurs.
Les produits arrivent de plusieurs exploitations, avec des fréquences de livraison et des volumes différents. Certains produits sont périssables et doivent être suivis avec attention.
Il faut donc organiser les livraisons, les réceptions, le stockage et le réassort des rayons.
Une bonne gestion permet également d'éviter les ruptures tout en limitant les pertes liées aux produits invendus ou arrivés à leur date limite.
Anticiper les normes et obligations alimentaires
Un magasin de producteurs qui commercialise des denrées alimentaires doit respecter différentes obligations en matière d'hygiène, de sécurité alimentaire et de conservation des produits.
Selon les produits vendus, les exigences peuvent notamment concerner la température de conservation, la chaîne du froid, l'étiquetage, l'information du consommateur ou encore la traçabilité.
Ces obligations doivent être intégrées dans l'organisation du magasin dès sa conception.
Pour connaître précisément les règles applicables à votre situation, il est recommandé de vous rapprocher des organismes et professionnels compétents.
Définir les prix et les modalités de rémunération
La question du prix est centrale dans un magasin de producteurs.
Chaque producteur doit pouvoir déterminer le prix de ses produits tout en tenant compte du fonctionnement global du magasin.
Il faut également définir les éventuelles commissions, frais de fonctionnement ou modalités de rétrocession.
Comment sont calculées les sommes dues à chaque producteur ? À quelle fréquence les ventes sont-elles reversées ? Comment gérer les promotions, les remises ou les produits invendus ?
Ces règles doivent être définies clairement dès le départ afin que chaque associé dispose d'une vision précise du fonctionnement économique du magasin.
Respecter les règles et normes du magasin
Assurer la traçabilité des produits
La vente directe ne dispense pas d'assurer une bonne traçabilité des produits.
Dans un magasin regroupant plusieurs producteurs, il est essentiel de pouvoir identifier l'origine des marchandises et de savoir quel producteur a fourni chaque produit.
Cette organisation devient particulièrement importante en cas de contrôle, de retrait d'un produit ou de problème sanitaire.
Un système de gestion adapté peut faciliter le suivi des produits et limiter les manipulations administratives.
Prévoir le fonctionnement quotidien du magasin
Une fois le magasin ouvert, le collectif doit pouvoir fonctionner efficacement au quotidien.
Qui ouvre et ferme le magasin ? Qui accueille les clients ? Qui réceptionne les marchandises ? Qui effectue les inventaires ? Qui contrôle les caisses ? Qui passe les commandes ?
La mise en place d'un planning et de procédures communes permet de répartir les tâches et d'éviter que toute la gestion repose sur quelques personnes.
L'organisation doit également prévoir le suivi des ventes et des performances du magasin.
Choisir une caisse et un logiciel de gestion adaptés aux producteurs
Le choix du logiciel de caisse est particulièrement important dans un magasin de producteurs.
Contrairement à un commerce classique, la caisse doit pouvoir gérer une activité impliquant plusieurs producteurs, plusieurs gammes de produits et différentes modalités de rémunération.
Le logiciel doit donc permettre de suivre les ventes, les produits, les stocks et les informations nécessaires à la gestion du collectif.
Un outil pour centraliser la gestion du magasin
Lorsque plusieurs producteurs travaillent ensemble, multiplier les fichiers et les outils peut rapidement compliquer la gestion.
Un logiciel adapté permet de centraliser les informations et de faciliter le suivi de l'activité : ventes, produits, stocks, producteurs, fournisseurs, statistiques et rétrocessions.
La caisse devient ainsi bien plus qu'un outil permettant d'encaisser les clients. Elle devient un véritable point central de la gestion du magasin.
S2Cash : une solution de caisse et de gestion pensée pour les magasins de producteurs
C'est précisément pour répondre aux besoins spécifiques des commerces que SEG2 INOV développe S2Cash.
Notre solution de caisse et de gestion permet d'accompagner les magasins de producteurs dans les différentes étapes de leur activité.
Gérer les produits et les stocks : S2Cash permet de centraliser les produits proposés dans le magasin et de suivre leur activité. Les producteurs peuvent ainsi disposer d'une meilleure visibilité sur les marchandises disponibles et les ventes réalisées.
Suivre les producteurs et les fournisseurs : Lorsque plusieurs producteurs approvisionnent un même magasin, il est essentiel de pouvoir identifier facilement l'origine des produits et de centraliser les informations nécessaires à leur gestion. S2Cash permet d'intégrer cette organisation directement dans l'environnement de gestion du magasin.
Simplifier les rétrocessions : La gestion des ventes entre plusieurs producteurs peut rapidement devenir complexe. S2Cash intègre des fonctionnalités permettant de faciliter le suivi des ventes et des rétrocessions afin de simplifier la gestion du collectif.
Une solution qui accompagne le fonctionnement du magasin : L'objectif de S2Cash est de réunir encaissement et gestion dans un même environnement afin de limiter les doubles saisies et de faciliter le pilotage du magasin.
Pour un collectif de producteurs, disposer d'informations centralisées permet de gagner du temps et d'avoir une vision plus claire de l'activité.
En résumé : bien préparer son magasin de producteurs avant l'ouverture
Créer un magasin de producteurs ne consiste pas uniquement à trouver un local et installer une caisse.
C'est un projet collectif qui nécessite de réfléchir en amont à la structure, aux associés, aux responsabilités, aux règles communes, aux fournisseurs, aux stocks, aux normes, à la traçabilité, aux prix et à la répartition des recettes.
Plus ces éléments sont définis avant l'ouverture, plus le fonctionnement quotidien du magasin sera simple à organiser.
Et parce que la gestion constitue une part importante de la réussite du projet, le choix d'un logiciel adapté ne doit pas être laissé au dernier moment.
Avec S2Cash, SEG2 INOV accompagne les magasins de producteurs avec une solution pensée pour réunir encaissement, gestion des produits et stocks, suivi des producteurs et gestion des rétrocessions au sein d'un même outil.
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